Estándares de calidad de los miembros de la NFCC
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# 01.00
Acreditación
Las agencias miembros deberán obtener y mantener la acreditación aprobada por la NFCC. COMENTARIO OFICIAL: La membresía en la NFCC se basa en que las organizaciones de calidad brinden servicios de calidad. Los estándares de calidad independientes y las medidas de control garantizan que los miembros cumplan con los valores y las mejores prácticas de la NFCC. Actualmente, la NFCC reconoce los siguientes estándares de acreditación: • Estándar de asesoramiento crediticio del Consejo de Acreditación (COA); • Organización de Normalización Independiente (ISO) 9001; Membresía de Asesoría de Crédito Como una alternativa temporal al estándar de acreditación COA tradicional, la intención del Consejo de Asuntos de Miembros es permitir que las agencias de asesoría de crédito con certificación ISO 9001 soliciten ser miembros de la NFCC. Según esta medida temporal, todos los miembros que brinden servicios de asesoramiento crediticio deben obtener y/o mantener el estado de acreditación COA o ISO. La NFCC aceptará la certificación ISO 9001 para satisfacer el requisito de acreditación de esta norma por parte de las agencias que adquieran membresía después del 16 de septiembre de 2020 hasta que se finalice un marco alternativo de acreditación y control de calidad que reemplace tanto a COA como a ISO. Los nuevos miembros que se unan después del 16 de septiembre de 2020 pueden optar por adoptar y mantener el estándar COA o ISO hasta que se identifique una nueva solución permanente. Los miembros potenciales que ofrecen servicios de asesoramiento crediticio deben haber presentado la tarifa de solicitud a COA o ISO o estar acreditados al día por cualquiera de estas organizaciones antes de que puedan ser aprobados para ser miembros de la NFCC.
# 02.00
Acceso y Disponibilidad
Las agencias miembros deberán brindar servicios dentro de un período de tiempo razonable y en horarios convenientes para el público. Las agencias miembro no discriminarán al brindar servicios por ninguna de las siguientes razones: edad, raza, color, credo, origen nacional o ascendencia, discapacidad física o mental, condición médica, género, orientación sexual, religión, empleo, estado civil, situación financiera. o cualquier otra consideración considerada ilegal por la ley federal, estatal o local. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembros de la NFCC no desalentarán el asesoramiento por ningún motivo. Queda expresamente prohibida la preselección de Planes de Gestión de Deuda (DMP)*. Las agencias miembro deben abstenerse de esperar para programar una sesión de asesoramiento hasta que el cliente potencial complete y devuelva una solicitud o cuestionario por escrito; dicha acción será considerada una forma de preselección. Las agencias miembro deben contar con procedimientos operativos para garantizar un servicio oportuno, reconociendo que varias épocas del año crean mayores demandas de los consumidores. *Un Plan de Gestión de Deuda se define como un acuerdo entre el cliente y una agencia miembro para ayudar al cliente a pagar toda la deuda pendiente no garantizada. Los formularios de acuerdo DMP deben incluir las expectativas y responsabilidades del cliente, una enumeración de las deudas, una propuesta de pago para cada acreedor, la deuda total adeuda y una declaración del derecho del cliente a cancelar el acuerdo.
# 03.00
Educación financiera grupal
Las agencias miembros desarrollarán, fomentarán o proporcionarán programas de educación financiera para grupos de consumidores sobre administración del dinero, elaboración de presupuestos y uso responsable del crédito para los consumidores utilizando métodos que satisfagan las necesidades de la comunidad. COMENTARIO OFICIAL: La membresía en la NFCC requiere el cumplimiento de la misión de la NFCC. Somos una organización educativa que brinda servicios educativos y de asesoramiento confidenciales, profesionales y de alto calibre. Las actividades de relaciones públicas y marketing no califican como eventos educativos. Las sesiones de asesoramiento individuales brindan educación valiosa, pero no califican en este estándar como un evento educativo grupal. La organización ofrece programas de educación financiera que pueden incluir seminarios impartidos por instructores calificados que están diseñados para satisfacer las necesidades actuales de las personas con estrés financiero y para cumplir con los requisitos de servicio 501(c)(3).
# 04.00
Sesiones de asesoramiento
Las agencias miembro deben brindar asesoramiento integral e individualizado sobre administración de dinero y proporcionar una evaluación por escrito y un plan de acción al cliente según corresponda al servicio brindado o según lo exija la ley. COMENTARIO OFICIAL: El asesoramiento integral sobre administración del dinero se define como una entrevista o una serie de entrevistas que incluyen, entre otras, discusiones sobre objetivos financieros, fuentes de ingresos, gastos, deuda del consumidor (garantizada y no garantizada), costos de vivienda, servicios públicos, embargos, deuda tributaria, informes crediticios, derivaciones a otras fuentes, liquidaciones de deudas, etc. cuando sea aplicable para alcanzar metas. El asesoramiento de calidad se basa en la minuciosidad. Nuestro objetivo es educar y orientar a quienes buscan nuestra ayuda. Una revisión exhaustiva de la situación financiera del cliente debe ser parte integral del servicio independientemente de si un plan de gestión de deuda es factible o necesario. Una evaluación escrita y un plan de acción se definen como un documento que describe la situación individual del cliente y ofrece soluciones adecuadas. Incluirá: • una evaluación presupuestaria completa con una revisión de ingresos, gastos, deudas, cuestiones de vivienda, etc.; • identificación de problemas y necesidad de referencias o servicios apropiados; • una evaluación de las fortalezas y recursos del cliente y su familia para abordar sus problemas y alcanzar sus metas; y • opciones y pasos de acción para el individuo o la familia. Los clientes recibirán información adecuada a través de la evaluación escrita y el plan de acción para ayudarlos después de que abandonen la sesión de asesoramiento. Esta es nuestra oportunidad de ayudarlos en su plan financiero personal con folletos educativos, referencias y pasos de acción priorizados. No se puede esperar que los clientes bajo estrés recuerden los consejos del consejero en todos los casos. Tanto el consejero como el cliente pueden consultar la evaluación escrita.
# 04.01
Consejeros
Las personas que brindan asesoramiento deben estar certificadas por un programa de certificación aprobado por la NFCC o un asesor de crédito al consumo certificado debe revisar y aprobar su trabajo. Las agencias miembros tienen prohibido pagar incentivos financieros a los consejeros en función del número de DMP establecidos o imponer sanciones financieras a los consejeros si su cliente abandona un programa DMP. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro emplearán personas calificadas que deben obtener la certificación de asesoría de crédito al consumo dentro del año a partir de la fecha de su empleo como asesor y mantener la certificación NFCC como se describe en el proceso de certificación de asesor. Las agencias miembros deben realizar una verificación de antecedentes penales del estado o del condado de todos los consejeros antes de que comiencen a desempeñar sus funciones. Las agencias miembro deben establecer programas adicionales de capacitación y desarrollo para que los consejeros mejoren el conocimiento de las políticas y procedimientos de la agencia, las habilidades interpersonales y las habilidades que mejoren la sensibilidad de los consejeros hacia las necesidades y preferencias de los clientes. Las agencias miembro deben registrar, ante la entidad certificadora aprobada, a todos los nuevos asesores dentro de los 120 días posteriores a la fecha de empleo o asignación como asesor de crédito.
# 05.00
Planes de gestión de deuda
Las agencias miembros establecerán planes de gestión de deuda sólo cuando sean apropiados y se basen en las necesidades y preferencias de los clientes para ayudar a lograr sus metas y objetivos financieros. COMENTARIO OFICIAL: La membresía de la NFCC es una garantía de calidad tanto para el cliente como para el acreedor. Las agencias miembros deberán garantizar: • que el monto disponible para el pago de la deuda del cliente represente el mejor esfuerzo del cliente después de una evaluación exhaustiva de ingresos, gastos, activos y deudas; • que los planes de gestión de deuda propuestos reflejen que la deuda del consumidor puede pagarse en 60 meses o menos, incluidos los intereses. Se puede establecer un plan por más de 60 meses, como por ejemplo un DMP de 72 meses, con circunstancias atenuantes documentadas y de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por el Consejo de Asuntos de Miembros de la NFCC, y sujeto a todos los requisitos estatales aplicables. Las deudas con períodos de pago contractuales superiores a 60 meses, como automóviles, hipotecas y otras deudas garantizadas, pueden incluirse en el plan, pero pueden excluirse del cálculo de pago mensual; • que en cualquier plan propuesto se evitará la amortización negativa y que todas las deudas conocidas se contabilizarán en el plan de acción escrito; • que se empleará un método de prorrateo de cuentas que trate a los acreedores por igual, asegurando que ningún acreedor reciba un trato preferencial a cambio de apoyo financiero; • que se registre la disposición de las tarjetas de crédito; • que el DMP refleje que el cliente cerrará todas las líneas de crédito y se abstendrá de obtener crédito en el futuro sin la aprobación de la agencia miembro; • que se reconozca la confidencialidad del cliente y los derechos del acreedor a la información. Todo el asesoramiento proporcionado por las agencias miembro es estrictamente confidencial. La confidencialidad del cliente en lo que respecta a los planes de gestión de deuda se refiere a familiares, amigos, empleadores, etc. Un acreedor que participa en un plan de administración de deuda tiene derecho a información pertinente (divulgación completa) tal como: direcciones, números de teléfono (a menos que el número de teléfono no esté listado), activos, ingresos, gastos, otros acreedores involucrados en el plan, saldos adeudados, motivo. para plano, etc Al acreedor no participante no se le debe dar ninguna información sin la aprobación del cliente. Cuando se ha cerrado el plan de gestión de deuda de un cliente, la información también puede verificarse y/o divulgarse únicamente a aquellos acreedores originales enumerados en el plan original. Cualquier acreedor que se encuentre utilizando la información proporcionada para acosar a un cliente depositante existente debe ser reportado a la división de administración/relaciones con acreedores de la agencia y se le puede negar información en el futuro. Cualquier medida de este tipo adoptada con los acreedores deberá notificarse al Comité de Seguimiento y Cumplimiento de la NFCC; • que la agencia proporcione, como mínimo, un informe de estado trimestral a los clientes activos de DMP que revele completamente su historial de depósitos y desembolsos y sus saldos aproximados; • que la agencia establezca y se adhiera a un proceso de revisión anual de los planes de gestión de deuda existentes, incluyendo preferiblemente al cliente; y • que la agencia no crea ningún plan para el beneficio de un cliente individual que ponga en peligro los planes de clientes existentes o futuros. Las agencias miembro evitarán conflictos de intereses al no pagar comisiones o tarifas de referencia a agentes, asesores o empleados por cuentas DMP.
# 05.01
Divulgación de financiación de agencias miembro modelo
Las agencias miembro deben proporcionar por escrito a todos los clientes asesorados la siguiente divulgación y explicación: “La mayor parte de nuestros fondos proviene de contribuciones voluntarias de acreedores que participan en Planes de Gestión de Deuda (“DMP”). Dado que los acreedores tienen un interés financiero en recibir el pago, la mayoría está dispuesta a hacer una contribución para ayudar a financiar nuestra agencia. Estas contribuciones a menudo se calculan como un porcentaje de los pagos que realiza a través de su DMP; en promedio, alrededor del cinco por ciento (5%) de cada pago recibido. Sin embargo, a sus cuentas con sus acreedores siempre se les acreditará el cien por ciento (100%) del monto que pague a través de nosotros y trabajaremos con todos sus acreedores independientemente de si contribuyen a nuestra agencia”. COMENTARIO OFICIAL: Si una agencia miembro de la NFCC no recibe una contribución de participación justa promedio del cinco por ciento (5 %) de ningún acreedor, entonces esa agencia puede reemplazar el cinco por ciento (5 %) en la divulgación anterior con un porcentaje aplicable que sí lo haga. recibir acreedores. Además, si una agencia no recibe la mayoría de sus fondos de las contribuciones del DMP, la frase inicial “la mayoría de” puede reemplazarse por “algunos de”, siempre y cuando esta declaración sea precisa y no engañosa para los clientes potenciales. En aquellos casos en los que una agencia utilice la frase “algunos de”, la agencia debe presentar a la NFCC una certificación autorizada de su Junta de que la divulgación utilizada es precisa y correcta. La divulgación de financiación de agencias miembro modelo anterior debe incluirse en todos los materiales promocionales que involucren DMP que un miembro de la NFCC proporcione a los consumidores, incluido cualquier acuerdo de servicio que completen y/o firmen los consumidores. Esta frase también debería usarse en respuesta a consultas sobre cómo se financian los miembros de la NFCC. Las agencias informarán la fecha en que se revisó este formulario en el Anexo 1 que acompañará al formulario de Cumplimiento Anual y, si se revisó durante el último año, adjuntarán el formulario de divulgación.
# 05.02
Divulgación de doble función de agencia miembro modelo
Las agencias miembros deben revelar la doble función que cumplen los DMP. Cualquier material que analice los DMP debe incluir lo siguiente: "Nuestros DMP son programas voluntarios que cumplen la doble función de ayudarlo a pagar sus deudas y ayudar a los acreedores a recibir el dinero que se les debe". COMENTARIO OFICIAL: El texto opcional está subrayado arriba. Las agencias informarán la fecha en que se revisó este formulario como Anexo 1 que acompañará al formulario de Cumplimiento Anual y, si se revisó durante el último año, adjuntarán el formulario de divulgación.
# 05.03
Divulgación de duración de DMP de agencia miembro modelo
Las agencias miembro deben proporcionar a cada cliente que se inscriba en un Plan de gestión de deuda (“DMP”) una estimación confiable del tiempo que llevará completar el DMP. Este estimado debe ser proporcionado por escrito e identificar todas las deudas del cliente que están incluidas en el plan; la deuda total contraída con cada acreedor; la propuesta de pago a cada acreedor; y el número de meses previsto para liquidar la deuda. Este presupuesto debe proporcionarse dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que el cliente envía su solicitud completa de un DMP. COMENTARIO OFICIAL:
# 06.00
Integridad fiscal
Las agencias miembro deben tener suficientes controles internos para proteger los activos de la organización contra actos de fraude, tergiversación o asignación inadecuada. COMENTARIO OFICIAL: Se espera que las agencias miembros de la NFCC manejen todas las actividades financieras de manera profesional. Las agencias miembros deberán obtener un seguro por un monto apropiado para cubrir pérdidas potenciales y cumplir con todos los requisitos de fianza estatales aplicables. Las agencias miembros deben conciliar las cuentas operativas mensualmente. Las agencias miembros deben informar inmediatamente a la NFCC de todos los actos conocidos o sospechados de fraude, tergiversación o asignación indebida de fondos. Las agencias miembro deben tener una auditoría financiera anual realizada de conformidad con el Estándar de Calidad de Miembros # 06.02.
# 06.01
Cuentas fiduciarias de clientes
Las agencias miembro deben tener suficientes controles internos para proteger los fondos de los clientes contra actos de fraude, tergiversación o asignación indebida. Está estrictamente prohibida la transferencia o el uso de fondos de clientes para cualquier propósito que no sea el pago de la deuda del cliente. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembros deben actuar con diligencia en su capacidad fiduciaria como custodios de los fondos de los clientes que se les confían. Los fondos de los clientes se mantendrán separados y segregados de los fondos de la cuenta operativa. Los fondos de los clientes deben depositarse en una cuenta de depósito de cliente separada en una institución financiera asegurada por el gobierno federal. Las agencias miembros deberán obtener un seguro por un monto apropiado para cubrir pérdidas potenciales y cumplir además con todos los requisitos estatales de fianzas y seguros aplicables. Las agencias miembro conciliarán las cuentas de depósito de los clientes mensualmente. Las agencias miembros deben informar inmediatamente a la NFCC de todos los actos conocidos o sospechados de fraude, tergiversación o asignación indebida de fondos. Las agencias miembro también deben informar variaciones inexplicables en la cuenta fiduciaria que superen el 1% del valor de la cuenta fiduciaria. Se debe proporcionar evidencia de cumplimiento a la NFCC anualmente.
# 06.02
Auditoría Financiera Anual
Las agencias miembros deberán hacer que todos los libros y registros financieros sean auditados anualmente. Las agencias miembros deberán proporcionar a la NFCC una copia completa del informe de auditoría completo dentro de los 180 días posteriores al cierre de cada año fiscal. El informe de auditoría debe incluir una nota que haga referencia al hecho de que se mantiene una cuenta fiduciaria de cliente separada y que la cuenta fue revisada por el auditor como parte de los procedimientos de auditoría estándar. Las agencias miembro pueden presentar una carta por separado de sus auditores indicando que la cuenta del fideicomiso del cliente fue revisada si la cuenta del fideicomiso no aparece como parte de los estados financieros. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro deben preparar estados financieros anuales de acuerdo con los principios de auditoría generalmente aceptados (GAAP) y una auditoría realizada al menos una vez al año por un Contador Público Certificado independiente. La auditoría debe realizarse de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas definidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados. Las pruebas de cumplimiento y evaluación de los controles asociados con esta auditoría GAAP se aplicarán a las cuentas y actividades de depósito de los clientes, así como a las cuentas y estados operativos de los miembros, y el auditor deberá tomar nota de ello. La junta directiva debe nombrar uno o varios miembros de la junta para reunirse con el auditor independiente y revisar los hallazgos del auditor. Los miembros de la junta deben presentar un informe al órgano de gobierno en pleno en la próxima reunión de la junta programada oficialmente. Se debe proporcionar evidencia de cumplimiento a la NFCC anualmente. Si, de conformidad con la auditoría financiera anual de una agencia miembro, la opinión del auditor no es una opinión sin reservas, entonces la agencia miembro debe proporcionar a la NFCC un plan de acción para obtener una opinión sin reservas para la siguiente auditoría anual. Hasta la próxima auditoría anual, la agencia miembro debe proporcionar actualizaciones trimestrales a la NFCC sobre su progreso.
# 06.03
Formularios 990 y 990-T del IRS
Las agencias miembro deben presentar anualmente el formulario 990 y todos los formularios aplicables de manera precisa y oportuna al Servicio de Impuestos Internos. Las agencias miembros deben proporcionar una copia completa de todos los formularios aplicables a la NFCC dentro de los treinta días posteriores a la presentación. COMENTARIO OFICIAL: Si las agencias miembros presentan una solicitud de extensión, debe enviarse a la NFCC dentro de los 30 días posteriores a la presentación. Las agencias miembros bajo el paraguas fiscal de la NFCC tienen prohibido participar en actividades que pondrían en peligro el estatus de organización sin fines de lucro del paraguas. Las agencias miembros bajo el paraguas fiscal de la NFCC deben presentar cambios al propósito de exención de impuestos por escrito a la NFCC 90 días antes de implementar el programa. La NFCC tiene derecho a denegar la actividad si se considera que ésta pone en peligro el paraguas exento de impuestos.
# 07.00
Gobernanza / Patronato
Para garantizar una representación comunitaria no discriminatoria, las agencias miembros de la NFCC deberán tener una junta directiva diversa y voluntaria que represente los intereses amplios del público. No más del 20% de los miembros votantes de la junta directiva pueden ser personas compensadas directa o indirectamente por la agencia miembro de la NFCC. A excepción del director ejecutivo de la agencia, ninguna parte relacionada puede formar parte de la junta directiva. La junta directiva estará compuesta por personas que no tengan o parezcan tener un conflicto de intereses con la agencia miembro de la NFCC. Los miembros de la junta directiva y las partes relacionadas tienen prohibido utilizar su relación con la agencia miembro de la NFCC para beneficio personal. Esta prohibición, sin embargo, no se aplica a la compensación recibida por el personal remunerado de una agencia miembro de la NFCC que actúa como miembro de la junta directiva. Las agencias miembro deberán establecer y hacer cumplir una política de conflicto de intereses para los empleados y miembros de la junta directiva que incluya los principios y prohibiciones incorporados en esta norma. Las agencias miembros se esforzarán por cubrir cualquier vacante en su junta directiva dentro de los 120 días. Las agencias miembros deben cumplir con los requisitos del Código de Rentas Internas 501(q). COMENTARIO OFICIAL: Los miembros de la junta directiva deben revelar cualquier relación comercial o interés financiero en una corporación, sociedad o entidad con la que la agencia miembro de la NFCC realice transacciones comerciales y no deben participar en ninguna discusión o votación de la junta directiva de la agencia miembro de la NFCC con respecto a dicha corporación, sociedad o entidad. Nada en esta norma o comentario oficial prohíbe a los miembros de la junta directiva proporcionar productos o servicios gratuitos o con descuento a una agencia miembro de la NFCC. Sin embargo, la provisión por parte de un miembro de la junta directiva de productos o servicios con descuento debe estar respaldada por documentación que demuestre el valor justo de mercado de dichos productos o servicios. La documentación debe demostrar que los productos o servicios se proporcionaron a la agencia miembro de la NFCC con descuento. Nada en esta norma o comentario oficial prohíbe que una persona que se desempeña como funcionario, director, empleado, socio, propietario o posee o controla el 10% o más de una organización otorgante de crédito se desempeñe como miembro de la junta directiva de una agencia miembro de la NFCC. siempre que, sin embargo, no más del 49% de la junta directiva de una agencia miembro de la NFCC pueda estar compuesta por dichas personas y cualquier otra parte relacionada. Las partes relacionadas incluyen al personal de la agencia, sus familiares y los empleados u funcionarios de una empresa en la que el personal de la agencia o sus familiares poseen o controlan el 10% o más de la empresa. Los miembros de la familia incluyen, entre otros, padres, cónyuges o parejas de hecho, hermanos, hijos, hijastros y parientes políticos.
# 08.00
Seguros D&O, E&O y Fidelity
Las agencias miembro deben tener seguros y/o fianzas adecuadas para todos los empleados con acceso a los fondos de la agencia y/o del cliente. Las agencias miembros deben nombrar la NFCC en su certificado de pólizas de seguro y/o fianzas con el único propósito de recibir notificación de la compañía aseguradora sobre cualquier posible lapso en la cobertura. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro deben contar con una cobertura apropiada para directores y funcionarios (D&O), errores y omisiones (E&O) y fidelidad (deshonestidad de los empleados) con los límites que su junta directiva local considere apropiados y/o los requisitos estatales/locales. Se debe proporcionar evidencia de cumplimiento a la NFCC anualmente.
# 09.00
Guía de tarifas justas
Las agencias miembro deben mantener las tarifas cobradas a los clientes lo más bajas posible. Las agencias miembro no pueden negarse a brindar asesoramiento debido a la incapacidad de pago de un cliente. COMENTARIO OFICIAL: Como agencia de servicios humanos sin fines de lucro que atiende a personas y familias con dificultades financieras, las agencias miembro deben esforzarse por hacer que sus servicios estén disponibles para una población lo más amplia posible y no limitar el acceso a los servicios debido a la imposibilidad de pagar. Es posible que las agencias miembro no reciban tarifas antes del servicio. Las agencias miembros deben divulgar dentro del DMP una estimación de los honorarios totales que el cliente y/o el acreedor pagarán a la organización durante la vigencia del acuerdo.
# 10.00
Prácticas y conducta éticas
Las agencias miembros seguirán los más altos estándares éticos al gobernar sus organizaciones y realizar todas las actividades para evitar dañar, engañar, confundir o socavar a los consumidores, clientes, voluntarios, empleados, medios de comunicación, otros miembros de la NFCC y a la NFCC. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro tienen prohibido proporcionar información falsa o engañosa sobre una organización o individuo al público; esta prohibición impide el uso de las herramientas y sistemas de comunicación de la NFCC para proporcionar información a los miembros de la NFCC que no pueda corroborarse. Las agencias miembro deben mantener la confidencialidad de la información que se les confíe o que conozcan como resultado de sus actividades profesionales. Las agencias miembros deben gestionar todas las actividades financieras de manera honesta siguiendo las políticas y procedimientos establecidos para garantizar la honestidad financiera y evitar ganancias individuales a expensas de una organización miembro o de la NFCC. Las agencias miembro deben asumir la responsabilidad de corregir los errores causados por cualquiera de sus empleados.
# 11.00
En Redes Sociales
Las agencias miembro no realizarán publicidad engañosa, engañosa o engañosa y cumplirán con los más altos estándares de honestidad y equidad. Las agencias miembro deben tener la capacidad de probar cualquier afirmación realizada en un anuncio. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro deben describir con precisión los servicios anunciados. Las agencias miembros deben incluir su nombre, dirección corporativa y número de teléfono en la página de inicio de su sitio web y en otros materiales disponibles o distribuidos públicamente a nivel nacional. En los materiales impresos y anuncios impresos disponibles o distribuidos localmente, las agencias miembro deben incluir su nombre corporativo, dirección corporativa y número de teléfono corporativo o los nombres de sucursales locales autorizadas, direcciones locales y números de teléfono locales correspondientes. ). Las agencias miembro tienen prohibido referirse a sí mismas como “locales” en cualquier comunicación en una comunidad si no tienen una oficina física en la comunidad en cuestión. Las agencias miembro tienen prohibido publicar un número de teléfono con un código de área y una central local en cualquier área geográfica donde no tengan una oficina física. “Ladrillo y mortero” significa un lugar definido en el que se brinda asesoramiento cara a cara. La publicidad o información pública sobre sus servicios no puede dar la apariencia de una oficina más grande o más local si ese no es el caso. Se espera que las agencias miembros cumplan con todos los requisitos aplicables de uso de marcas registradas establecidos en cualquier política, directriz o licencia publicada por la NFCC. Las agencias miembros deben identificar su afiliación a la NFCC en la página de inicio de su sitio web y se les anima a identificarse como miembros de la NFCC en otro material promocional y publicitario.
# 12.00
Cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales
Las agencias miembro son responsables de comprender y cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales. Las agencias miembro deben tener la licencia adecuada y/o estar registradas según lo exige la ley. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembros deben notificar a la NFCC sobre cualquier aviso de investigación o investigación real realizada por una entidad reguladora federal o estatal dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. Anexo B- Estándares de calidad de los miembros de la NFCC (Cont.) Estándar de calidad de los miembros # 13.00 Quejas Las agencias miembros deben establecer procedimientos escritos para proporcionar a los consumidores y clientes un mecanismo formal para expresar y resolver quejas y quejas. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro deben proporcionar a los consumidores un procedimiento de queja en el momento de la solicitud inicial, y a los clientes cuando lo soliciten o al inicio de una queja. Las agencias miembros deben incluir un proceso de apelación y garantizar la resolución oportuna de los problemas. Al finalizar el proceso se deberá incluir en el expediente del cliente documentación escrita de la resolución final. Las agencias miembro deben proporcionar a todos los clientes acceso a sus archivos individuales siempre que la revisión del cliente se realice en el sitio y en presencia del personal de la agencia. Los clientes tienen derecho a incluir en sus expedientes manifestaciones sobre los servicios que disponen o desean recibir. Las agencias miembros deben proporcionar a la NFCC su política y procedimientos de quejas si así lo solicitan.
# 14.0
Seguro privado y beneficio privado
Las agencias miembros no deben organizarse ni operarse en beneficio de intereses privados, como el creador o la familia del creador, los accionistas de la organización, otras personas designadas o personas controladas directa o indirectamente por dichos intereses privados. Ninguna parte de las ganancias netas de una organización de la sección 501(c)(3) puede redundar en beneficio de ningún accionista o individuo privado. Un accionista privado o un individuo es una persona que tiene un interés personal y privado en las actividades de la organización. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembro tienen prohibido transferir propiedades a empleados y/o sus familias y/u otras partes estrechamente relacionadas, como miembros de la junta directiva o proveedores, por menos del valor de mercado. Las agencias miembro tienen prohibido firmar contratos por encima del valor de mercado con cualquier individuo u organización. Las agencias miembro deben poder justificar los salarios de los empleados dentro de los mercados laborales locales, regionales o nacionales, según corresponda. Las agencias miembro tienen prohibido pagar compensaciones irrazonables a los empleados. Las agencias miembro deben revisar la estructura salarial con su Junta al menos dos veces al año y dicha discusión debe anotarse en el acta de dicha reunión de la junta.
# 15.0
Informes
Cuando el Consejo de Asuntos de Miembros lo solicite y lo apruebe, las agencias miembros deben presentar datos precisos a la NFCC dentro de la fecha límite establecida. COMENTARIO OFICIAL: La NFCC requerirá datos específicos trimestralmente y puede requerir información adicional anualmente. Las solicitudes adicionales indicarán la necesidad de cumplir con esta norma cuando la información sea necesaria. Las agencias miembros que necesiten aclaraciones sobre la información solicitada deben enviar a la NFCC una solicitud de aclaración por escrito al menos siete días antes de la fecha límite de presentación.
# 16.0
Nepotismo
Las agencias miembro mantendrán políticas y procedimientos que prohíban el nepotismo y especificarán: a. condiciones para emplear y retener a familiares de los miembros del consejo asesor; b. condiciones para emplear y retener a familiares de los empleados; y C. protección contra el favoritismo en las decisiones de supervisión y empleo. COMENTARIO OFICIAL: La NFCC define “nepotismo” como favoritismo basado en una relación personal. Las agencias miembro deben informar anualmente todas las situaciones de supervisión directa e indirecta de familiares que existan a nivel de “Oficial” o “Individuo clave” según lo define el Servicio de Impuestos Internos para fines del Formulario 990. Dichas agencias miembro deberán presentar anualmente todas las políticas relacionadas con la supervisión directa o indirecta de personas. Las agencias miembros deben contar con políticas y procedimientos de nepotismo que: • permitan a familiares y no familiares presentar quejas ante un individuo independiente; • exigir revisión, verificación y justificación independientes de los aumentos salariales o bonificaciones. Anexo B- Estándares de calidad de los miembros de la NFCC (Cont.) Estándar de calidad de los miembros # 17.0 Requisitos tecnológicos para ofrecer programas de calidad Las agencias miembros deben tener los sistemas técnicos y la capacidad para asegurar la entrega oportuna, precisa y efectiva de programas de calidad. COMENTARIO OFICIAL: Las agencias miembros deberán poseer una infraestructura técnica adecuada para abordar todas las comunicaciones con los clientes; específicamente, deben tener suficientes líneas telefónicas y capacidades de Internet si brindan servicios por teléfono o Internet. Las agencias miembro deben tener direcciones de correo electrónico únicas para el personal superior. Las agencias miembro deben tener un sitio web que identifique los productos y servicios que ofrecen al público. Las agencias miembro deben desembolsar los pagos de los clientes al menos una vez por semana. Las agencias miembro deben tener la capacidad de tener fácil acceso a los informes crediticios. Las agencias miembros deben tener la capacidad de transmitir electrónicamente datos no específicos de clientes en un formato prescrito según lo establecido por el Consejo de Asuntos de Miembros de la NFCC.
# 18.0
Seguridad de datos
Las agencias miembro deben tener suficientes controles de seguridad y privacidad para proteger los datos de clientes y empleados, incluidos, entre otros, nombres de clientes, números de seguro social, direcciones, números de teléfono, números de cuentas de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias y otra información de identificación según lo requiera la ley. Estándar de Calidad para Miembros #18.0, y mantiene suficientes registros y procedimientos para verificar el cumplimiento del estándar. COMENTARIO OFICIAL: La agencia tiene un plan de continuidad del negocio en caso de una interrupción del sistema o un desastre. Todos los representantes de la Agencia están capacitados en la política y los procedimientos adecuados para manejar datos de identificación personal de los clientes y para proteger su seguridad y confidencialidad. Esas políticas y procedimientos se codifican y evalúan o actualizan al menos una vez al año. La agencia utiliza software antivirus, cortafuegos, contraseñas y software de cifrado para proteger los datos del cliente que se transmiten electrónicamente o se almacenan en un sistema de gestión de clientes. La agencia cuenta con archivadores a prueba de fuego y con cerradura o un sistema para escanear y cifrar para administrar los registros impresos de los clientes. Estas “herramientas de seguridad” se actualizan periódicamente y se realiza una prueba de penetración anual para evaluar su eficacia. La agencia crea y almacena copias de seguridad de datos diarias en instalaciones externas. Esas instalaciones son seguras y están equipadas para manejar adecuadamente este tipo de información. "Fuera del sitio" no incluye la casa privada de un individuo, una PC no segura o arreglos ad hoc similares. La agencia tiene un procedimiento para informar problemas del sistema e incidentes/compromisos de seguridad. La agencia cuenta con medidas que restringen el acceso a los datos e información de clientes o empleados. Además de asignar acceso a la información del cliente según la “necesidad de saber”, la agencia también garantiza que los faxes, monitores de computadora, contenedores de correo y similares se coloquen fuera del flujo de tráfico no esencial. Las políticas y procedimientos de teletrabajo también requieren revisión para garantizar que la información confidencial esté protegida. La agencia ha identificado personal y proveedores con acceso a datos confidenciales y ha firmado acuerdos de confidencialidad con estas personas/entidades. Cuando corresponda, la Agencia ha realizado su propia auditoría de seguridad o, como mínimo, ha recibido copias de las auditorías de terceros de los proveedores para evaluar la calidad y eficacia de sus prácticas de seguridad. La agencia dispone de un procedimiento para la destrucción de datos cuando ya no sean necesarios.